一、在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。
二、每年9月，各单位通过平台上报下一年度会议计划；每年9月至10月单位管理员做第一步筛选；每年11月教育部收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。
三、已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：
1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，必须至少在开会前4个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前3个月网上提交请示批文。
2、自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。小于此规模的会议，必须至少在会前4个月在平台中填写会议申报表，并由外事部门在会前3个月网上提交请示批文。
3、邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文）。邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前60天送达教育部；拟请国家领导人出席必须提前20个工作日送达。
4、外宾人数在30人以下的小型国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但必须至少在会前4个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前3个月网上提交请示批文。
5、境外非政府组织赞助的国际会议，需在线提交境外非政府组织简介和备案函pdf文件。
四、会议申报的具体步骤：
由会议的学术负责人在平台填写国际学术会议申报表，由单位管理员初审通过后，学术负责人从平台下载相关表格，根据表格指引，经单位相关部门审核会签后，送交外事处或国际处，由外事处或国际处报主管校长审批，外事处或国际处负责人将发文文件扫描上传到系统，上报教育部。
五、获批会议注意事项：
1、一般会议不邀请国家领导人或国外政要或前政要出席。
2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改说明申报，单位管理员同意之后下载表格签字盖章并上传至平台报教育部审批。
3、在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现两个中国和一中一台等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。
4、请各单位外事处或国际处下载批件后自行抄送各相关单位。
六、会议后总结材料要求：
1、会议负责人必须在会议结束后２个月内，在国际会议报批平台将会议的学术总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料提交到平台。
2、会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。
3、国际会议学术总结须述明：
（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。
（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；
（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；
（4）总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。外事处或国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。
